Automatiser les opérations RH pour gagner en efficacité

Blogue
par Benoit Lévesque - 
22 Février 2019

Lorsque vous pensez à un processus métier qui est mûr pour l'automatisation, à quel département pensez-vous? Les ressources humaines ne sont peut-être pas la première chose qui saute aux yeux. Cependant, il existe de nombreux processus manuels dans la sphère des RH et les automatiser peut les rendre définitivement plus rapides et plus efficaces.

Par exemple, un employé est recruté par votre entreprise et les ressources humaines doivent s'assurer de sa bonne intégration. Malgré leur bonne volonté, ils ne peuvent accomplir cette intégration seuls. Les équipements, applications et accès doivent être activés par le département informatique dès l'embauche. Comment automatiser les opérations RH sans freiner l'efficacité et la courbe d'apprentissage du nouvel employé?

Depuis plusieurs années déjà, les systèmes de gestion des services informatiques (ITSM) ne se limitent plus aux technologies de l'information, s'attardant à fournir une réelle valeur à l'organisation et ses services métier (finances, service à la clientèle, ressources humaines, approvisionnement, logistique).  Ces outils ont également comme objectif de suppporter une panoplie de ces processus hors TI ; on parle désormais de gestion des services d'entreprise (GSE).

La gestion des services d'entreprise (GSE) est la plateforme technologique qui vous permet de faire exactement cela. Cet article vous permettra d'en savoir plus sur la manière dont la gestion des services rend la gestion des ressources humaines plus fluide et plus efficace.

 

Les attentes des services métier

Présentement, les actions répétitives et manuelles peuvent compliquer la tâche des spécialistes RH. Le roulement de personnel, les relocalisations, les changements d'accès ou les promotions de tout genre génère parfois un grand nombre de demandes qui doivent être traitées rapidement. Les services en ressources humaines veulent plus d'efficacité et surtout, offrir de meilleurs services dans des délais plus courts. La démarche est entamée, mais continuera d'évoluer, comme le démontre un sondage de CareerBuilder, c'est 37% des processus RH qui sont automatisés, comparativement à 53% aux TI. 

«Toujours selon CareerBuilder, 72% des employeurs s'attendent à ce que certains rôles des ressources humaines soient complètement automatisés au cours de la prochaine décennie»

Concrètement, un logiciel GSE automatise la prestation de services. Au lieu d'utiliser des processus manuels pour accomplir des tâches, les utilisateurs peuvent soumettre des demandes de services. Le service auprès duquel ils demandent des services peut voir quelle est la demande, qui l’a envoyé et à quel moment. Les décideurs peuvent ensuite approuver ou refuser la demande. 

 

Pourquoi les ressources humaines sont-elles un bon choix pour la gestion de services d'entreprise?

Qu'est-ce qui fait des ressources humaines un bon candidat? C’est un domaine avec de nombreux processus manuels qui pourraient être rendus plus efficaces en introduisant l’automatisation. Nous allons illustrer par un exemple.

George vient d'emménager et il doit changer d'adresse auprès du service des ressources humaines. Ce processus implique un changement de poste et d'attendre que quelqu'un remette le formulaire de changement d'adresse, puis de remplir le formulaire et d'attendre que quelqu'un entre les informations dans une base de données. L'envoi d'un courrier électronique est une perte de temps: il irait dans une boîte de réception partagée qui ne serait jamais vérifiée.

«Quatre-vingt-six pour cent des entreprises estiment qu’elles auront besoin d’une automatisation intelligente d’ici 2020 pour répondre aux besoins de leur entreprise»

À quoi ressemblerait ce processus avec un logiciel GSE? George irait sur une plateforme en ligne ou ouvrirait un outil conversationnel / agent virtuel (chatbot). Il taperait sa demande pour changer d'adresse. La plateforme GSE serait connectée à la base de données dans laquelle les informations sur les employés sont stockées et mettrait à jour l’adresse de George en conséquence.

Le contraste entre les deux processus est énorme. Dans le premier exemple, George perd un temps et des efforts précieux pour effectuer une tâche simple. Dans le deuxième exemple, George n’a même pas besoin de quitter son bureau pour s’acquitter de la tâche requise et la termine en quelques minutes.

«En 2017, HDI a signalé que plus de 65% des entreprises très matures utilisaient leur suite ITSM en dehors de l'informatique»

Il n’est pas nécessaire que le service des ressources humaines soit associé à des processus manuels et fastidieux. Avec un système ESM, les opérations RH peuvent être rapides et efficaces grâce à l'automatisation.

Pour en savoir plus sur la manière dont les systèmes GSE peuvent aider votre service des ressources humaines, veuillez téléchager le guide sur la centralisation des services d'affaires.